Automation là gì? Ứng dụng của Automation trong doanh nghiệp

Hiện nay, tự động hóa đang dần trở nên phổ biến tại nhiều doanh nghiệp và ứng dụng Automation hiệu quả là chìa khóa mở ra thành công. Vậy Automation là gì? Cùng NextOne theo dõi bài viết để hiểu rõ hơn về tự động hóa không đơn thuần là sự thay thế con người bằng máy móc mà còn là cách tối ưu quy trình, giảm chi phí và tăng năng suất. 

1. Automation là gì?

Automation là gì? Automation (tự động hóa) là quá trình sử dụng công nghệ để thực hiện các tác vụ, quy trình hoặc hệ thống mà trước đây cần có sự can thiệp thủ công của con người. Thay vì thực hiện các công việc lặp đi lặp lại hàng ngày như nhập liệu, phê duyệt hồ sơ hay gửi báo cáo, automation cho phép những công việc này diễn ra một cách tự động, chính xác và liên tục.

Trong bối cảnh doanh nghiệp, automation không chỉ đơn thuần là việc thay thế con người bằng phần mềm, mà còn là phương pháp để chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro vận hành, tăng tốc độ ra quyết định và giải phóng nguồn lực cho các hoạt động chiến lược.

Có thể hiểu đơn giản: nếu chuyển đổi số là hành trình số hóa dữ liệu và quy trình, thì automation chính là bước tiếp theo, là nơi doanh nghiệp có thể vận hành trôi chảy và hiệu quả mà không cần phải “chạm tay” vào tất cả mọi thứ.

Automation giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn

2. Có những hình thức Automation nào?

Bạn đã biết Automation là gì nhưng bạn có biết Automation có những hình thức nào không? Dưới đây là những hình thức Automation thường gặp: 

• Business Process Automation (BPA): Tự động hóa quy trình nghiệp vụ tập trung vào tự động hóa các truy trình lặp đi lặp lại như phê duyệt đề xuất, xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng… 
•  Robotic Process Automation (RPA): RPA sử dụng robot phần mềm để mô phỏng thao tác của con người trên hệ thống máy tính như nhập liệu, sao chép dữ liệu, tạo báo cáo và gửi email. Giải pháp này rất phù hợp cho những doanh nghiệp vẫn đang sử dụng nhiều hệ thống kế thừa và thiếu kết nối dữ liệu.
• IT Process Automation (ITPA): ITPA phục vụ các hoạt động nội bộ của bộ phận công nghệ thông tin, như sao lưu dữ liệu, giám sát hệ thống, xử lý lỗi kỹ thuật và cấp quyền truy cập. Hình thức này giúp đội ngũ IT giảm thiểu thời gian xử lý thủ công và tăng cường tính sẵn sàng của hệ thống.
• Marketing & Sales Automation: Đây là hình thức automation gần gũi nhất với đội ngũ kinh doanh và marketing như nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng (qua email, chatbot), phân phối lead và chăm sóc khách hàng sau bán. Hệ thống sẽ hoạt động liên tục 24/7 để đảm bảo không bỏ lỡ cơ hội nào.

Automation được ứng dụng nhiều trong marketing

>> Xem thêm: AI Automation Marketing là gì? Ứng dụng ra sao?

3. Ứng dụng của Automation trong doanh nghiệp

Sau khi hiểu rõ về automation là gì và các loại hình phổ biến, câu hỏi đặt ra là: Doanh nghiệp có thể ứng dụng tự động hóa vào đâu để mang lại hiệu quả rõ rệt? Dưới đây là  những ứng dụng của Automation trong doanh nghiệp: 

3.1. Quản trị nhân sự

Tự động hóa trong lĩnh vực nhân sự giúp doanh nghiệp giảm tải công việc thủ công, tăng tính minh bạch và nhất quán. Doanh nghiệp có thể áp dụng tự động duyệt đơn xin nghỉ phép, làm thêm và điều chuyển nhân sự. Tự động tổng hợp dữ liệu chấm công làm cơ sở tính lương mà không cần sử dụng Excel thủ công. Tự gửi thông báo, quyết định nội bộ đến nhân viên đúng thời điểm. Kết quả là giảm thời gian xử lý thủ tục hành chính đến 60%, hạn chế sai sót và cải thiện trải nghiệm nhân viên.

3.2. Quản lý quy trình nội bộ

Automation giúp doanh nghiệp thiết kế, theo dõi và tối ưu các quy trình làm việc xuyên suốt giữa các phòng ban. Quá trình này có thể tự động giao việc, nhắc nhở deadline và phê duyệt kết quả mà không cần can thiệp thủ công. Hệ thống cũng tự động chuyển giao nhiệm vụ qua các bước và theo dõi tiến độ theo thời gian thực, cảnh báo khi công việc bị trễ. Kết quả là tăng hiệu suất phối hợp liên phòng ban và giảm tỷ lệ công việc chậm tiến độ.

Automation giúp quản lý và tối ưu bộ máy doanh nghiệp

3.3. Kế toán – tài chính

Các thao tác lặp lại trong nghiệp vụ tài chính – kế toán là “mảnh đất màu mỡ” cho tự động hóa phát huy tác dụng. Tự động hóa có thể tổng hợp công nợ, xuất báo cáo tài chính định kỳ; gửi nhắc thanh toán, lập phiếu thu chi dựa trên các hành vi được định sẵn và tự động cảnh báo khi chi vượt ngân sách hoặc dòng tiền gặp rủi ro. Điều này tiết kiệm thời gian lập báo cáo và hỗ trợ CEO ra quyết định nhanh dựa trên dữ liệu thời gian thực.

3.4. Chăm sóc và bán hàng

Automation giúp doanh nghiệp tạo ra một trải nghiệm liền mạch từ tiếp cận khách hàng đến dịch vụ sau bán hàng. Hệ thống tự động gửi email hoặc tin nhắn chăm sóc khách hàng dựa trên hành vi của họ, phân phối lead đến nhân viên bán hàng phù hợp theo các điều kiện đã đặt sẵn, và tự đánh giá mức độ hài lòng cùng phản hồi để gợi ý upsell. Kết quả là tăng tỷ lệ chuyển đổi và cải thiện chăm sóc khách hàng một cách cá nhân hóa mà không cần tăng nhân sự.

3.5. Quản trị chiến lược và ra quyết định

Ở cấp độ cao hơn, automation không chỉ xử lý tác vụ mà còn hỗ trợ CEO nhìn rõ “bức tranh toàn cảnh.” Hệ thống có khả năng tổng hợp dashboard thời gian thực từ nhiều phòng ban, gợi ý cảnh báo dựa trên các chỉ số KPI vượt ngưỡng, và giúp ra quyết định nhanh chóng dựa trên luồng dữ liệu đã được chuẩn hóa và phân tích tự động. Kết quả là lãnh đạo có thể điều hành doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, trên nền tảng dữ liệu chính xác.

4. Kết luận

Trên đây là những thông tin Automation là gì? Automation là quá trình ứng dụng công nghệ để thay thế và tối ưu hóa các công việc lặp đi lặp lại trong doanh nghiệp. Khi được triển khai hiệu quả, automation không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu sai sót, mà còn nâng cao độ linh hoạt trong vận hành, gia tăng trải nghiệm khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững. 

>> Xem thêm: Character AI là gì? Tính năng nổi bật của Character AI